Vom kleinsten Detail zum großen Ganzen.

Ob nationaler oder internationaler Kongress, Firmenevent oder Industrieausstellung, ob festlicher Galaabend, ausgelassene Party oder zünftiger Bayerischer Abend, ob Wirtschaft, Wissenschaft oder Kultur, EUROKONGRESS bietet persönliche Beratung und ein individuell zugeschnittenes Veranstaltungskonzept.

Professionelle Veranstaltungsplanung setzt Erfahrung, eingespielte Kontakte, Kenntnisse der Stärken und Schwächen von Locations und Servicefirmen voraus. Sie ist die Aufgabe von Spezialisten, die dieses Wissen mitbringen und ihre Fähigkeiten schon erfolgreich unter Beweis gestellt haben.

Unser Anspruch: alles muss perfekt organisiert sein – eine zweite Chance gibt es nicht.

 

Congress
Konzeption Locationsuche, rechtliche und steuerliche Beratung, Optimierung der Programmstruktur, Erstellung eines detaillierten Zeitplanes und Organigramms
Finanzplanung Budgeterstellung und -überwachung, Planung und Abwicklung von Umsatz- und Ertragssteuer, Unterstützung bei der Sponsorensuche und entsprechende Vertragsabwicklung, treuhänderische Einnahmen-/Ausgabenverwaltung, Endabrechnung
Kongressmarketing Erstellung einer veranstaltungseigenen Homepage, PR, Promotion auf vorangehenden Veranstaltungen, Programmerstellung und -druck, Verwaltung von Adressdatenbanken, E-Mail-Marketing, Anzeigenschaltung in Fachzeitschriften, Eintragung in Kongresskalender
Teilnehmeradministration und Referentenhandling Professionelle Veranstaltungssoftware zur Onlineregistrierung, Inkasso der Gebühren, Bestätigungs- und Rechnungsversand, Korrespondenz mit den Teilnehmern, Vorbereiten der persönlichen Teilnehmerunterlagen, Koordination der Referenten - technische Anforderungen, Reiseorganisation, VIP-Transfers und Reisekostenabrechnung
Hotelreservierung Online Buchungsplattform, keine Buchungsgebühren, tagesaktuelle Preise, best-price-guarantee, optimale Stornierungesbedingungen
Abstracthandling Online Plattform zur Einreichung und Verwaltung der Abstracts, Online Reviewing, Planung wissenschaftliches Programm und Posterausstellung, Aufbereitung der Abstracts für Programmduck oder Download
Zertifizierung Koordination der Zertifizierung inkl. Evaluation und Teilnehmerzertifikate
Veranstaltungslogistik Angebotseinholung, Vertragsverhandlungen, Koordination und Abrechnung aller benötigter Dienstleister (Catering, Transfers, Dolmetscher, Technik etc.)
Rahmenprogramm Konzeption von Fachexkursionen, Ausflügen, Besichtigungen, Stadtrundgängen, Empfängen, Referentenessen, Galas, Abendveranstaltungen, Kongresspartys etc.
Vor-Ort-Management und Gästesteuerung Einrichtung Tagungsbüro, technische Betreuung, Koordination aller Gewerke, Teilnehmer- und Referentenbetreuung, Bearbeitung von Neuanmeldern inklusive Inkasso, Dekoration, Beschilderung, Transfers, Personalplanung vor Ort, Hostessen-Service
Event
Konzeption Eventkonzept und Motto unter Berücksichtigung spezifischer Ziele, der
jeweiligen Unternehmensphilosophie sowie der Zielgruppe/Gästestruktur
Veranstaltungsort Locationsuche, Machbarkeitsprüfung (inkl. Infrastruktur, Erreichbarkeit, technischer Ausstattung, feuerpolizeilicher Auflagen etc.), Vertragsverhandlung und -abwicklung
Finanzplanung Budgeterstellung und -überwachung, Sponsorenakquise, Rechnungsprüfung aller Leistungsträger, Endabrechnung
Dramaturgie/Regie Programmgestaltung gemäß Konzept/Motto, Ausstattung/Dekoration, Abstimmung von Programminhalten, Künstlermanagement/Entertainment (Musiker, Akrobaten, Walking Acts etc.), Erlebnisgastronomie, Regieführung
Promotion Veranstaltungs-Website, Einladungsmailings, Verwaltung von Adressdatenbanken, telefonische Nachfassaktionen, E-Mailshots, Gestaltung von Drucksachen
Hotelreservierung

Online Buchungsplattform, keine Buchungsgebühren, tagesaktuelle Preise,
best-price-guarantee, optimale Stornierungsbedingungen

Logistik Angebotseinholung, Vertragsverhandlungen, Koordination und Abrechnung aller benötigter Dienstleister (Transfers, Garderobe, Catering, Künstler, Technik,
Hostessen, Sicherheitsdienst etc.)
Gästemanagement (deutsch, englisch, französisch) Professionelle Veranstaltungssoftware zur Onlineregistrierung, Bestätigungsversand, Hotline, Tischordnung, VIP-Service
Mediale Umsetzung und digitale Dokumentation Mediale Umsetzung des Gesamtkonzepts in Form von Video-Trailern, Songs/Soundtracks, Live-Übertragungen, Dokumentation der Veranstaltung (Foto/Film)
Vor-Ort-Management und Gästesteuerung Erstellung eines detaillierten Ablaufplanes, Gästesteuerung, Gesamtkoordination aller Gewerke, Künstlerbetreuung, Hostessen-Einsatzplanung
Exhibition
Organisation der kongressbegleitenden Industriebeteiligungen Zusammenstellung Sponsorenpakete, Erstellung der Informationsbroschüre, Ausschreibung, Beratung, Vertragsverhandlung, finanzielle Abwicklung
Akquise Sponsoren und Aussteller Akquise per Telefon und E-Mail Marketing
Ausstellungsplanung und - durchführung Technische Ausschreibung, Sicherstellung aller relevanter Genehmigungen (Brandschutz etc.), Erstellung des Standplanes, Anmeldebearbeitung, Versand der Bestätigungen und Ausstellerunterlagen
Compliance Beratung Beratung zu den verschiedenen Verhaltenskodices der Pharma- und Medizintechnikindustrie (FS Arzneimittelindustrie e.V., EFPIA, Eucomed)
Vor-Ort-Management Organisatorische und technische Betreuung vor Ort
Wir helfen Ihnen gerne – was immer Sie auch vorhaben!

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