Ein Kongress ist ein 'Unternehmen auf Zeit' und die Rolle von EUROKONGRESS
die des Managers, der im Auftrag des 'Unternehmers' – also
des Kunden – für eine erfolgreiche 'Unternehmung' zu sorgen
hat, vergleichbar mit der Aufgabe des Architekten beim
Hausbau. D.h. dass wir nach einem detaillierten Briefing über Ziele,
Zielgruppe, Inhalt und Form der Veranstaltung mit dem Kunden
im Team ein auf seine Wünsche abgestimmtes Konzept erarbeiten.
Auf dieser Basis wird eine exakte Aufgabenverteilung vorgenommen
und dementsprechend das Konzept von uns organisatorisch
umgesetzt.
Jede Veranstaltung wird bei uns von einem Projekt
Manager hauptverantwortlich in allen Phasen geleitet. So garantieren
wir dem Kunden einen zentralen Ansprechpartner, der alle
beschlossenen Aktivitäten
gemäß der formalen und budgetären Rahmenbedingungen plant,
koordiniert und durchführt. Die organisatorischen Schritte sind natürlich
sowohl abhängig von der Art der Veranstaltung – Kongress oder
Event – als auch von individuellen Bedürfnissen.
Es gibt vier Organisationsphasen,
die die folgenden Aufgaben beinhalten können:
In der Planungsphase werden
Ort und Veranstaltungsstätte ausgewählt
und der Termin festgelegt. Nachdem sich das gesamte Organisationsteam
kennen gelernt hat, werden ein Zeitplan erstellt und die
Aufgaben und Kompetenzen verteilt. Es wird ein erstes Veranstaltungsbudget
angefertigt, die Finanzierung festgelegt sowie rechtliche
und steuerliche Aspekte geklärt.
Die Vorbereitung ist
die umfangreichste Phase und umfasst alle Aufgaben der
Veranstaltungsorganisation, von der Teilnehmerakquisition über
Drucksachen und Veranstaltungstechnik bis zum Probeessen
mit dem Caterer. Für Leistungen Dritter wie Bewirtung, Hotel, Technik,
Druck, Dekoration, Reiseleistungen etc. werden die benötigten Angebote
eingeholt, besprochen und die Aufträge an den jeweils 'passenden'
Partner vergeben. Preis- Leistungsverhältnis, Erfahrung und Zuverlässigkeit
sind hier die Entscheidungskriterien.
Die Durchführung der
Veranstaltung erfolgt anhand eines detaillierten Ablaufplanes,
der sämtliche Daten und Vorgänge der Veranstaltung
beinhaltet und als 'Drehbuch' für alle Beteiligten des Organisationsstabes
fungiert. Wir übernehmen die Organisationsleitung für den gesamten
Ablauf der Veranstaltung, richten Tagungsbüro, Informationscounter
und Sekretariat ein und kümmern uns um Teilnehmer, Referenten, Aussteller,
Künstler
etc.
Im Rahmen der Endabwicklung erarbeiten wir alle benötigten
Veranstaltungsstatistiken und Listen, prüfen die Rechnungen aller
Dienstleister und erstellen einen prüfungsgerechten finanziellen
Abschlussbericht.
Eine erfolgreiche Veranstaltung heißt,
die gesteckten Ziele des Veranstalters zu erreichen. Unsere Aufgabe
ist es, durch reibungslose Organisation im Hintergrund die Rahmenbedingungen
für diesen Erfolg zu sichern.