Grundkonzeption
Entwicklung eines Eventkonzeptes und -mottos unter Berücksichtigung
spezifischer Ziele, der jeweiligen Unternehmensphilosophie sowie der
Zielgruppe/Gästestruktur
Veranstaltungsort
Locationsuche, Machbarkeitsprüfung (inkl. Infrastruktur, Erreichbarkeit,
technischer Ausstattung, feuerpolizeilicher Auflagen etc.), Reservierung
und Vertragsabwicklung
Finanzierung/Budgetierung
Finanzierungskonzept, Budgeterstellung und laufende Budgetüberwachung,
Rechnungsprüfung aller Leistungsträger und Endabrechung
Sponsoring
Suche, Vertragsverhandlungen und Betreuung von Sponsoren
Promotion
Abwicklung von ein- oder mehrstufigen Einladungsmailings,
Verwaltung der Adressdatenbanken, telefonische Nachfassaktionen,
Mailshots, Erstellung einer eventeigenen Homepage, graphische
Gestaltung von Drucksachen, Flyern und Programmen
Hotelunterbringung
Reservierung von Hotelkontingenten, Vertragsverhandlungen,
Verwaltung der Zimmerkontingente, Durchführung der Buchungen
inklusive Bestätigung und Änderungsmanagement, Abrechnung
Gästemanagement (deutsch, englisch, französisch)
Registrierung der Gäste mit professioneller Veranstaltungssoftware,
Anmeldungsannahme per Post, Fax oder Internet, Versand der relevanten
Bestätigungen, Korrespondenz mit den Gästen, Unterstützung
bei der Erstellung einer Tischordnung, VIP-Service
Dramaturgie/Regie
Programmgestaltung und Ausstattung der Location gemäß Konzept:
mottogetreue Einrichtung und Dekoration des Veranstaltungsortes,
Festlegung und Abstimmung von Programminhalten, Engagieren von Künstlern
(Musiker, Akrobaten, Walking Acts, etc.), Regieführung, Organisation
von interaktivem Entertainment und Erlebnisgastronomie
Mediale Umsetzung und digitale Dokumentation
Mediale Umsetzung des Gesamtkonzepts/Mottos in Form von
Video-Trailern, Songs/Soundtracks (individuelle Komposition oder
Adaption eines bestehenden Werkes) und Live-Übertragungen
sowie Dokumentation der Veranstaltung in Form von Fotos und/oder
Video-/DVD-Aufnahmen
Logistik
Angebotseinholung, Vertragsverhandlungen, Koordination
und Abrechnung aller benötigter Dienstleister (Transfers,
Garderobe, Catering, Künstler, Technik, Hostessen, Sicherheitsdienst, etc.)
Vor-Ort-Management
Erstellung eines detaillierten Ablaufplanes, Gästesteuerung,
Gesamtkoordination aller Gewerke, Künstlerbetreuung, Hostessen-Einsatzplanung