Bewerbung um einen nationalen oder internationalen Kongress
Beratung und Unterstützung bei der Bewerbung um einen Kongress inklusive
Finanzierungskonzept
Veranstaltungsort
Bedarfsanalyse, Suche und Reservierung eines passenden
Veranstaltungsortes unter Berücksichtigung von Infrastruktur,
Erreichbarkeit und Konkurrenzveranstaltungen
Konzeption
Beratung des Veranstalters hinsichtlich rechtlicher und
steuerlicher Aspekte, Optimierung der Programmstruktur, Erstellung
eines detaillierten Zeitplanes und Organigramms
Referentenvermittlung
Vermittlung von Trainern, Referenten, Moderatoren und Prominenten
aus den Bereichen Wirtschaft, Wissenschaft, Vertrieb, Marketing,
Führung, Medien und Sport
Finanzierung/Budgetierung
Budgeterstellung und -überwachung, Planung und Abwicklung von
Umsatz- und Ertragssteuer, Unterstützung bei der Sponsorensuche
und entsprechende Vertragsabwicklung,
treuhänderische Einnahmen-/Ausgabenverwaltung, Endabrechnung
Werbung/Marketing
Erstellung einer veranstaltungseigenen Homepage, PR, Promotion
auf vorangehenden Veranstaltungen, Programmerstellung und
-druck, Verwaltung von Adressdatenbanken, Mailings, Anzeigenschaltung
in Fachzeitschriften, Eintragung in Kongresskalender
Hotelvermittlung
Reservierung der entsprechenden Hotelzimmer in Nähe des Veranstaltungsortes,
Vertragsverhandlungen, Verwaltung der Zimmerkontingente unter Berücksichtigung
der Stornofristen, Durchführung der Buchungen inklusive Bestätigung
und Änderungsmanagement, Abrechnung
Teilnehmerverwaltung (deutsch, englisch, französisch)
Registrierung der Teilnehmer mit professioneller Veranstaltungssoftware,
Anmeldungsannahme per Post, Fax oder online, Inkasso der Gebühren,
Versand der relevanten Bestätigungen und Rechnungen, Korrespondenz
mit den Teilnehmern, Vorbereiten der persönlichen Teilnehmerunterlagen
Referentenhandling
Registrierung der Referenten inklusive Koordination der
technischen Anforderungen, Reiseorganisation, VIP-Transfers und
Reisekostenabrechnung
Abstracthandling
Gestaltung des Anmeldeformulars (in Papierform und/oder
digital), Sammeln und Verwalten der Abstracts (auch online), Erstellen
eines Abstractbandes als Buch oder CD-Rom (inklusive ISBN-Registrierung)
Logistik
Angebotseinholung, Vertragsverhandlungen, Koordination
und Abrechnung aller benötigter Dienstleister (Catering,
Transfers, Dolmetscher, Technik etc.)
Rahmenprogramm
Konzeption von Fachexkursionen, Ausflügen, Besichtigungen,
Stadtrundgängen, Empfängen, Referentenessen, Galas, Abendveranstaltungen,
Kongressparties etc.
Personaleinsatz
Personalplanung vor Ort, Hostessen-Service, Briefing/Schulung
Vor-Ort-Management
Einrichtung eines komplett ausgestatteten Tagungsbüros, technische
Betreuung, Koordination aller Gewerke, Teilnehmer- und Referentenbetreuung,
Bearbeitung von Neuanmeldern inklusive Inkasso, Dekoration, Beschilderung,
Transfers